שירותי מזכירות

על מנת שהמשרד או העסק ינוהל באופן יעיל ומדוקדק יש צורך לשלב בו זמנית מספר רב של שירותי מזכירות; ארגון היומן ,טיפול בדואר נכנס ויוצא בדואר האלקטרוני ובדואר הרגיל, מתן שירותים מידע ומענה לצוות המשרד, ללקוחות ולספקים, טיפול בתשלומים שוטפים וקבלות, הזמנת ציוד משרדי, ארגון מסמכים ושליחת פקסים, תיאום והזמנת טיסות, מלונות וחדרים לאורחים או לצוות המשרד ועוד. מאחר שכל שירותי מזכירות הכרחיים הם, חשוב שהמטפל בהם יהיה בעל כושר ארגון ויכולת לבצע מספר פעולות בו זמנית . כמו כן עליו לנהל את הזמן באופן יעיל על ידי סדר עדיפויות נכון.

היבט חשוב של שירותי מזכירות הינו ניהול יומן המשמש מאגר מידע של פרטים כגון מספרי טלפון במשרד בבית ובטלפון הנייד, כתובות , דואר אלקטרוני ומספרי פקס. יש הנוהגים להשתמש בתוכנות יומן ממוחשבות, אך יש המעדיפים לתעד את כל החומר בכתב ידם ביומן המוכר והטוב. שירותי מזכירות יכולים להתנהל גם בשילוב בין השניים; היומן הממוחשב מכיל את המידע העיקרי, והיומן הכתוב נמצא לצידו כגיבוי.

תוכנה נוספת השימושית עבור שירותי מזכירות היא תוכנת CRM – ניהול קשרי לקוחות - המותאמת אישית לארגון ולצרכי המשתמש. התוכנה מאפשרת למשל ניהול פגישות ופרטי לקוח, מעקב אחר פניות לקוחות וסוג הפנייה, ואחר העובד המטפל בארגון וסוג הלקוח. אם התוכנה מותאמת לניהול כספים נותני שרותי מזכירות יכולים לעשות בה שימוש עבור ארגון נתוני הכנסות והוצאות, הנפקת חשבוניות וכדומה.

שירותי מזכירות נוספים העשויים להתבצע באופן ממוחשב הם שליחת פקס ושליחת דואר; לצד שליחת המסמך דרך מכשיר הפקס ניתן לשלחו ישירות מהמחשב באמצעות תוכנת אי – מייל רגילה כמו Microsoft Outlook ו – Outlook Express או מתוך שירותי אימייל אינטרנטיים כגון Gmail ו – Yahoo.

משימה חשובה נוספת במסגרת שירותי מזכירות היא אחריות לציוד והריהוט המשרדי; הזמנת ציוד משרדי צריכה להיעשות באופן שוטף שכן במוצרים המדוברים נעשה שימוש יומיומי ובכמויות גדולות. ציוד למשרד כולל מכשירי כתיבה כגון עטים , עפרונות ומילויי עטים ועפרונות, מחקים וטיפקס, טושים רגילים , טושים ללוח מחיק ומדגשים במספר צבעים, שדכנים, גומיות ומכונות חיבור, מעמדים לכלי כתיבה, סרגלים וחותמות, קלסרים, חוצצים, תיקיות קרטון וקופסאות לקטלוג ולכרטסת, בלוקים לכתיבה, נייר למדפסת, מעטפות , מדבקות ועוד.
במסגרת ההזמנות השוטפות על נותני שירותי מזכירות להזמין גם כיבוד ושתייה חמה , וישנן גם הזמנות חד פעמיות של ריהוט או סלי אשפה.